מהקיץ לסתיו: 10 צעדים של משאבי אנוש לספטמבר מלא אנרגיה

סוף אוגוסט הוא נקודת מפנה בשנה. אנשים חוזרים בהדרגה מחופשות, שנת הלימודים מתחילה להכתיב את הקצב, ובעבודה עוברים מימי קיץ גמישים לשבועות מובנים יותר. כשמנהלים אותו נכון, המעבר מהקיץ לסתיו בעבודה לא דורש תוכנית חדשה. הוא דורש כמה הרגלים מכוונים, כדי שספטמבר יהיה ממוקד, בריא ואנושי. המדריך הזה מיועד לאנשי משאבי אנוש ולמנהלים, ובסופו יש מדריך קצר שאפשר להעתיק ישירות ל-Slack או לפורטל הארגוני.

10 צעדים של משאבי אנוש לספטמבר מלא אנרגיה

1. עודדו חשיפה לאור יום כחלק מהשגרה, לא כהטבה. עודדו 10 עד 15 דקות של אור בוקר לפני הצהריים: הליכה לקנות קפה, ישיבה ליד חלון או יציאה החוצה בין שיחות. עובדי משרד שנחשפים ליותר אור במהלך היום נוטים לישון טוב יותר ולדווח על מצב רוח טוב יותר. עוד על כך במאמר בעקבות האור.
2. הגדירו מחדש פגישות של 25 ו-50 דקות כברירת מחדל. חמש הדקות שבין הפגישות אינן זמן אבוד. אלה הפסקות קצרצרות מתוכננות, שמחקרים קושרים לפחות עייפות וליותר חיוניות.
3. קבעו שני חלונות מיקוד ביום. שריינו פרק זמן אחד באמצע הבוקר ואחד באמצע אחר הצהריים ללא פגישות, ואפשרו למנהלים להתייחס אליהם כזמן שבו אפשר לענות להודעות מאוחר יותר, כדי שבאמת תתאפשר עבודה מעמיקה.
4. תנו דוגמה אישית עם פגישות אישיות בהליכה. הציעו לפחות פגישה אישית אחת בשבוע בהליכה, עם מצלמה כבויה. פרקי פעילות קצרים מעניקים שיפור קטן ומדיד ביכולת החשיבה לאחר מכן, ולכן הם מתאימים במיוחד לפני משימות מורכבות. קראו על היתרונות של פגישות בהליכה.
5. חזקו מחדש את הקשרים החברתיים באופן יזום. החליפו את שיחות הקיץ הספונטניות במפגשים קטנים וקבועים: שיחת קפה של 10 דקות, סבב פרגון בסוף השבוע או שיחה קבועה בהליכה בימי רביעי.
6. שמרו על הערבים עם סימן ברור לסיום יום העבודה. הציעו טקס סיום פשוט: לכתוב את שלוש המשימות החשובות למחר, לסגור קצוות ולהנמיך את בהירות המסכים בשעה האחרונה. מסכים בהירים בערב עלולים לעכב את הפרשת המלטונין ולדחות את שעת ההירדמות. קראו על התנתקות לחיים מאוזנים יותר.
7. העלו את הקצב בהדרגה. אל תרכזו את המשימות הכבדות ביותר בשבועיים הראשונים של ספטמבר. חזרה הדרגתית לאורך שלושה שבועות (התאקלמות, ביסוס, ביצוע) עוזרת לאנשים לחזור במיטבם, בלי להישחק.
8. תנו למנהלים ניסוחים שאפשר להשתמש בהם. למנהלים יש השפעה גדולה על מעורבות העובדים. תנו להם כמה משפטים שאפשר לומר כמו שהם (ראו את הניסוחים בהמשך).
9. מדדו בלי להכביד. עקבו אחרי שלושה מדדים: האם משתמשים במרווחים שבין הפגישות ובחלונות המיקוד, בדיקת אנרגיה שבועית קצרה (1 עד 5) ואורך הפגישות הממוצע. לא צריך נתוני בריאות אישיים כדי לדעת אם העבודה נעשתה נוחה יותר לניהול.
10. נצלו את ההתחלה החדשה של ספטמבר. אנשים נוטים יותר לפעול להשגת מטרות אחרי נקודות ציון בזמן, כמו חודש חדש או עונה חדשה. הציגו את ספטמבר כדף חדש, עם שינוי מעשי אחד או שניים. קראו עוד על למה הסתיו הוא העונה הטובה ביותר לבניית הרגלים.

המדע שמאחורי ההמלצות

תוכנית הטמעה לשבועיים

שבוע 1: התאקלמות

• הודיעו על ברירות המחדל החדשות לפגישות (25 ו-50 דקות).
• פרסמו את חלונות המיקוד הארגוניים ופסקה קצרה על אור יום.
• בקשו ממנהלים לקבוע פגישה אישית אחת בהליכה ומפגש אחד שבו אין חובה להפעיל מצלמה.

שבוע 2: ביסוס

• שתפו שלושה רעיונות להפסקות קצרצרות ותרגיל מתיחה או שיפור יציבה של 60 שניות.
• שתפו את טקס סיום היום: שלוש הצלחות, שלוש המשימות החשובות למחר, והנמכת בהירות המסכים.
• ערכו בדיקה קצרה: "איך הייתה רמת האנרגיה שלכם השבוע (1 עד 5)? מה עזר?"

שמרו על הפשטות הזאת. אתם בונים תשתית לקצב שאפשר להתמיד בו, לא קמפיין.

משפטים קצרים למנהלים

• "איזו פעילות של 10 דקות הכי קל לכם לשלב היום לפני ארוחת הצהריים?"
• "בואו נגדיר החודש פגישות של 25 ו-50 דקות כברירת מחדל. נצלו את חמש הדקות הנותרות כדי לעמוד, להתמתח או לנשום."
• "חלון מיקוד באמצע אחר הצהריים: אין ציפייה למענה ב-Slack במשך 90 דקות."
• "טקס סיום היום: שלוש הצלחות, שלוש המשימות החשובות למחר, והנמכת בהירות המסכים בשעה האחרונה."

התאמות קטנות לצוותים מרחוק, היברידיים וללא שולחן עבודה

• עבודה מרחוק: שעה אחת ביום שבה אין חובה להפעיל מצלמה, פגישות אישיות בהליכה בשמע בלבד, והרגל צוותי של עבודה ליד חלון בבוקר. עוד במאמר רווחה ובריאות לעובדים מרחוק.
• עבודה היברידית: כרזות ליד המעליות ("שתי קומות במדרגות לוקחות בערך שתי דקות") ו"אזורי חלונות" מוארים למעבר על הודעות דוא"ל בבוקר.
• עבודה ללא שולחן ובמשמרות: הפסקות תנועה של 3 עד 5 דקות בתחילת המשמרת ובאמצעה, וגם טקס קצר בסיום המשמרת (מוזיקה, מתיחה) כדי להפריד בין העבודה לבית. קראו על רווחה ובריאות לעובדים ללא שולחן עבודה.

ממה כדאי להימנע

מדריך קצר לעובדים (להעתקה והדבקה)

לוקחים את האנרגיה של הקיץ אל הסתיו

• תפסו אור מוקדם. 10 עד 15 דקות בחוץ או ליד חלון מואר לפני הצהריים הן תוספת האנרגיה החינמית הטובה ביותר שלכם.
• זוזו במנות קטנות. שלושה פרקי פעילות של 10 דקות עדיפים על שעה אחת של מאמץ הירואי. לכו, התמתחו או עשו יוגה — מה שהכי קל לכם היום.
• קחו הפסקות קצרצרות. בכל שעה, התרחקו מהעבודה ל-3 עד 5 דקות.
• תנו לעיניים לנוח. נסו את תזכורת 20-20-20: בכל 20 דקות, הביטו למרחק של כ-20 רגל (6 מטרים) למשך 20 שניות.
• סיימו את היום בהדרגה. בשעה האחרונה, הנמיכו את בהירות המסכים, כתבו את שלוש המשימות החשובות למחר והימנעו מפתיחת משימות חדשות.

חוזרים בעצמכם מחופשה ארוכה? קראו על אומנות החזרה מחופשה.

רוצים עזרה קטנה בהתמדה?

המטרה כאן היא לא להשיק תוכנית. אבל אם תרצו דרך פשוטה לתמוך בהרגלים האלה, האתגרים של YuMuuv מאפשרים לעקוב בדיוק אחר ההתנהגויות האלה: חשיפה לאור טבעי, זמן בחוץ, זמן ללא טלפון, נשימות עמוקות ודקות פעילות גופנית, לצד צעדים. השאירו את ההשתתפות לבחירה, השתמשו ביעדי התמדה במקום בטבלאות דירוג, ותנו לצ'אט של האתגר לספק את העידוד. אם אתם מעדיפים להפעיל אתגר מלא, כך תשיקו אתגר בריאות ורווחה לספטמבר בתוך 48 שעות.

לסיכום

המעבר מאוגוסט לסתיו אינו בעיה של מוטיבציה. הוא עניין של תכנון. תכננו שגרה שכוללת אור מוקדם ביום, מנות קטנות ותכופות של תנועה, הפסקות אמיתיות, זמן מיקוד מוגן ונחיתה רכה בערב. תנו למנהלים משפטים שבאמת יוכלו לומר, ומדדו בלי להכביד. עשו את זה בסוף אוגוסט, וספטמבר ירגיש קליל יותר והרבעון הרביעי יתנהל ביציבות רבה יותר. רוצים עזרה בחיזוק ההרגלים האלה באמצעות אתגר פשוט ולא מכביד? קבעו הדגמה של YuMuuv.