Så minskar du sjukfrånvaron på arbetsplatsen (10 steg)

Sjukfrånvaro är en av de största dolda kostnaderna i alla företag. I Storbritannien var medarbetarna i genomsnitt frånvarande 7,8 dagar under 2023 – en ökning från 5,8 dagar före pandemin och den högsta nivån på över tio år.¹ I EU kostade betald sjukledighet omkring 138 miljarder euro 2014, ungefär 1 % av EU:s BNP – och då är övertid, vikarier och arbete som helt enkelt inte blir gjort inte medräknat.²

Den goda nyheten är att en betydande del av sjukdagarna går att förebygga. I den här guiden går vi igenom vad som driver sjukfrånvaro och ger dig 10 praktiska steg för att minska den på din arbetsplats.

1. Vad orsakar sjukfrånvaro?

Enligt CIPD:s undersökning av fler än 900 organisationer är de vanligaste orsakerna:¹

• Korttidsfrånvaro: lindriga sjukdomar som förkylning, influensa och magsjuka.
• Långtidsfrånvaro: psykisk ohälsa, besvär i rörelseorganen (rygg, nacke och leder), akuta sjukdomstillstånd och stress.

En del av detta går inte att undvika. Men mycket hänger ihop med saker som arbetsgivaren kan påverka: arbetsbelastning, hur mycket medarbetarna rör sig under dagen, hur de leds och om de känner att de kan be om hjälp innan ett problem blir till flera veckors frånvaro.

2. Vad sjukfrånvaron verkligen kostar

Den direkta kostnaden är sjuklönen. De indirekta kostnaderna är ofta större:

• övertid eller vikarier som täcker upp arbetet;
• missade deadlines och sämre servicekvalitet;
• extra press på kollegor, vilket kan leda till mer stress och mer frånvaro;
• sjuknärvaro – medarbetare som jobbar trots att de är sjuka, sprider smitta och presterar sämre än vanligt.

Därför är minskad frånvaro inte bara ett HR-nyckeltal. Det är ett av de mest direkta sätten att skydda produktiviteten och stämningen i teamet.

3. 10 sätt att minska sjukfrånvaron på arbetsplatsen

3.1. 1. Mät frånvaron ordentligt

Du kan inte minska det du inte följer upp. Registrera varje frånvarotillfälle med längd och orsak, och titta sedan på frånvarograd, hur ofta medarbetare är borta, hur långa frånvaroperioderna är och eventuella mönster – till exempel kring måndagar, helgdagar eller intensiva perioder. Många brittiska arbetsgivare använder också Bradfordfaktorn, som ger större vikt åt täta korta frånvarotillfällen. Använd siffrorna för att inleda stödjande samtal, inte för att straffa.

3.2. 2. Skriv en tydlig och rättvis frånvaropolicy

Se till att alla vet hur och när de ska sjukanmäla sig, vem de ska kontakta, när läkarintyg krävs och hur sjuklönen fungerar. En tydlig policy tar bort osäkerhet för medarbetarna och ger cheferna ett enhetligt sätt att hantera frånvaro.

3.3. 3. Ha återgångssamtal

Ett kort och vänligt samtal efter varje frånvaro är ett av de mest effektiva verktygen som finns. Det visar att personen har saknats, hjälper chefen att tidigt upptäcka underliggande problem (arbetsbelastning, hälsoproblem, omsorgsansvar) och ger medarbetaren en chans att be om stöd.

3.4. 4. Gör det lätt för medarbetarna att vara aktiva

Forskning kopplar regelbunden fysisk aktivitet till färre sjukdagar. I en studie hade medarbetare som nådde den rekommenderade nivån av intensiv träning mer än fyra sjukdagar färre per år än de som inte gjorde det.³ Regelbunden rörelse hjälper också till att förebygga de rygg- och nackbesvär som ligger bakom mycket av långtidsfrånvaron.

Praktiska sätt att bygga in aktivitet i arbetsveckan är till exempel stegutmaningar på företaget, gångmöten och kampanjer för aktiv pendling, som en bilfri september-utmaning.

3.5. 5. Stöd den psykiska hälsan och hantera stress

Psykisk ohälsa och stress hör till de vanligaste orsakerna till långtidsfrånvaro. Håll arbetsbelastningen realistisk, gör det naturligt att prata om stress och hänvisa till stöd som till exempel en personalstödstjänst. Vår guide om att hjälpa medarbetare att hantera stress på jobbet beskriver vad du gör när någon tar upp det. Friskvårdsaktiviteter behöver inte alltid handla om träning – friskvårdsutmaningar utan träningsfokus kring sömn, mindfulness eller skärmpauser fungerar också bra.

3.6. 6. Förebygg besvär i rörelseorganen

Se till att arbetsplatserna är bra utformade, uppmuntra regelbundna pauser från stillasittandet och utbilda i säkra lyft där det behövs. Fysiskt krävande arbeten behöver extra uppmärksamhet – läs vår guide om friskvård för medarbetare som inte sitter vid ett skrivbord.

3.7. 7. Minska spridningen av lindriga sjukdomar

Enkla åtgärder gör skillnad under förkylnings- och influensasäsongen: god handhygien, välventilerade lokaler, erbjudande om influensavaccin och att det är okej att stanna hemma (eller jobba på distans när det går) när man är smittsam. Här är fler tips för att undvika höstens sjukdomar.

3.8. 8. Erbjud flexibilitet

Flexibla arbetstider eller hybridarbete gör att medarbetarna kan gå på läkarbesök, hantera omsorgsansvar och återhämta sig från lindriga sjukdomar utan att ta en hel dag ledigt. Det är särskilt värdefullt för föräldrar som arbetar.

3.9. 9. Utbilda cheferna

Chefer är oftast de första som får höra om en frånvaro och de första som märker när någon har det tufft. Ge dem kunskap och trygghet att föra stödjande samtal, tillämpa frånvaropolicyn rättvist och veta vart de kan hänvisa medarbetare som behöver hjälp.

3.10. 10. Bygg en kultur av välmående, inte en engångsförmån

En gymrabatt i sig förändrar sällan beteenden. Det som fungerar är ett konsekvent arbetssätt året runt som medarbetarna faktiskt deltar i. Planera regelbundna aktiviteter under året – vår kalender för friskvårdsutmaningar är en bra utgångspunkt – och koppla dem till medarbetarengagemang i stort. För helhetsbilden, läs varför friskvård är en strategi, inte en förmån.

4. Så hjälper friskvårdsutmaningar till att minska sjukdagarna

Att erbjuda friskvårdsbidrag är en bra början, men det förändrar inte de dagliga vanorna på egen hand. Det gör friskvårdsutmaningar: de ger medarbetarna ett gemensamt mål, en anledning att röra på sig varje dag och lite vänskaplig tävling med kollegorna.

YuMuuv kopplas till de klockor och hälsoappar som medarbetarna redan använder, så att du kan dra igång steg-, aktivitets- och välmåendeutmaningar för hela företaget på några minuter – och belöna själva aktiviteten. För att se om det fungerar kan du följa frånvarograden före och efter, tillsammans med deltagandet. Vår ärliga guide till att mäta ROI för ett friskvårdsprogram visar hur.

5. Vanliga frågor

5.1. Vad är en normal sjukfrånvaro?

Det varierar mellan länder, branscher och organisationsstorlekar. I Storbritannien var genomsnittet 2023 7,8 dagar per medarbetare och år.¹ Det mest användbara jämförelsetalet är din egen utveckling: jämför år för år och mellan team.

5.2. Vad är Bradfordfaktorn?

En formel som lyfter fram täta korta frånvarotillfällen: S² × D, där S är antalet separata frånvarotillfällen och D är det totala antalet frånvarodagar under en viss period, oftast 52 veckor. Tio endagsfrånvaron ger ett betydligt högre värde än en frånvaro på tio dagar.

5.3. Kan ett friskvårdsprogram verkligen minska sjukdagarna?

Ja, särskilt när det får medarbetarna att röra på sig regelbundet och stöder den psykiska hälsan. Resultatet beror på deltagandet, så välj aktiviteter som är inkluderande och lätta att vara med i, och mät frånvaron under minst 6–12 månader.

5.4. Ska medarbetare uppmuntras att komma till jobbet när de är sjuka?

Nej. Sjuknärvaro sprider smitta och fördröjer tillfrisknandet. Målet är att färre ska bli sjuka från början, inte att färre ska sjukanmäla sig.

6. Börja minska sjukfrånvaron med YuMuuv

Vill du ha ett enkelt sätt att få hela teamet att röra på sig? Boka en demo och se hur YuMuuvs friskvårdsutmaningar fungerar för företag i alla storlekar.

1. CIPD (2023). Health and wellbeing at work.
2. Eurostat (2018). Expenditure on paid sick leave in the EU.
3. Study on physical activity and sick leave among workers (PubMed Central).